Время бесценно, особенно когда дело доходит до ведения малого бизнеса. Несмотря на то, что быть самому себе боссом – мечта многих, это сопряжено с большой ответственностью. Обязательно нужно научиться управлению временем.
У вас вряд ли когда-нибудь получится вычеркнуть все пункты из вашем списка дел. На ваших плечах лежит все от учета и инвентаризации до нетворкинга и маркетинга, и может показаться, что задач бесконечно много, а времени вечно не хватает.
Если вы хотите сохранить баланс между работой и личной жизнью, ваши навыки управления временем действительно должны быть на высоте. В конце концов, в сутках всего 24 часа. Одни предприниматели принимают это как данность и фокусируются на главном, а другие – портят себе нервы.
Если вы относитесь ко второй группе, не беспокойтесь. Грамотно применяя методы управления временем, вы научитесь контролировать свое время, сделать вашу работу эффективной, продуктивной и относительно свободной от стресса. Следующие советы по управлению временем помогут вам выполнить свою работу, а также насладиться свободным временем.
1. Ставьте цели
Постановка целей имеет решающее значение для любой хорошей стратегии управления временем. Чтобы убедиться, что вы вовлечены в деятельность, которая соответствует вашим бизнес-целям, как краткосрочным, так и долгосрочным, вам необходимо сформулировать эти цели четко и понятно. В конце концов, если ваша цель состоит в том, чтобы просто «развивать свой бизнес», вы можете оказаться перегруженными и не знать, с чего начать.
Чтобы противодействовать этому ступору, многие компании используют методологию постановки целей SMART, которая помогает им справиться с задачей и не отстать от графика. Аббревиатура SMART характеризует цель и расшифровывается как “четкая (Specific), поддающаяся измерению (Measurable), достижимая (Attainable), важная (Relevant) и ограниченная во времени (Time-bound)”. SMART-цели обеспечивают вас четкими пошаговыми задачами, помогающими вам добиться того, к чему вы стремитесь.
Например, SMART-целью может быть: «Увеличить трафик на мой сайт с 1000 до 5000 уникальных ежемесячных посетителей в течение следующих шести месяцев». Если разбить ее на составляющие, мы увидим, что это действительно цель по SMART:
- Четкая: В цели указано, что именно должно быть достигнуто.
- Поддающаяся измерению: Цель можно измерить с помощью специального инструмента, в данном случае Google Analytics.
- Достижимая: Вместо того, чтобы смутно желать увеличить количество посетителей или поставить слишком высокую цель для достижения, эта цель указывает конкретное число, которое находится в пределах возможного, но все еще является амбициозно.
- Важная: Вместо того, чтобы измерять что-то вроде сессий сайта или общего числа посетителей сайта, цель состоит в том, чтобы привлечь потенциальных новых клиентов, что всегда важно при развитии малого бизнеса.
- Ограниченная по времени: Срок достижения данной цели – 6 месяцев.
После того, как вы установили свои SMART-цели, вы можете работать в обратном направлении, определяя отдельные шаги, которые вам понадобится предпринять для достижения ваших целей. Все остальное – потенциальная трата времени. Ваш ежедневный план должен вращаться вокруг работы над задачами и действиями, которые непосредственно связаны с ростом вашего бизнеса и получением дохода.
2. Расставьте приоритеты с умом
После того как вы определили свои цели и поставили конкретные задачи, которые необходимо выполнить, пришло время расставить приоритеты. Конечно, вы хотите удостовериться, что у вы все делаете правильно.
Стивен Кови, соавтор First Things First, дает советы о том, как составить список дел в зависимости от их срочности. Он советует оценить имеющиеся задачи и определить каждую из них в одну из четырех категорий:
- Важно и срочно: если задача попадает в эту категорию, вы знаете, что ее нужно выполнить сразу же. Сосредоточьте свою энергию на выполнении самых важных и неотложных задач, прежде чем переходить к менее чувствительным ко времени вопросам.
- Важно, но не срочно: это задачи, которые могут показаться важными, но при ближайшем рассмотрении могут быть перенесены на более позднюю дату, если это необходимо. Хотя эти задачи, вероятно, являются неотъемлемой частью бесперебойного ведения бизнеса – возможно, вам нужно обновить свой веб-сайт или найти более эффективное решение для расчета заработной платы – они не “горят”.
- Срочно, но не важно: задачи, которые создают больше всего «шума», но когда они выполнены, оказывают мало влияния на выполнение долгосрочной цели. В эту категорию вы может попасть звонок от потенциального продавца, который хочет работать с вами, или, возможно, коллега неожиданно заскочит к вам, чтобы попросить об услуге. По возможности делегируйте эти задачи.
- Не срочно и не важно: задачи с низким приоритетом, которые создают иллюзию занятости. Выполните их позже.
Запишите три или четыре «важных и срочных» задачи, которые необходимо выполнить сегодня. По окончании работы над каждой из них, вычеркните её из своего списка. Это поможет вам испытать чувство выполненного долга и смотивирует двигаться вперед и перейти к следующим по приоритетности задачам.
3. Просто скажите «нет»
Вы босс. Если вам нужно отклонить запрос, чтобы заняться действительно важным и неотложным делом, не стесняйтесь сделать это. То же самое относится к любым проектам или действиям, которые вы определили как бесцельные: будьте готовы перейти к более продуктивным задачам. Учитесь на своем опыте, чтобы потом не тратить время впустую.
4. Планируйте заранее
Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, это начать рабочий день без четкого представления о том, что нужно сделать. Хотя может показаться, что вы впустую потратите 5-10 минут на планирование вместо того, чтобы сразу приступить к работе, вы удивитесь, насколько эффективнее вы можете стать, просто посвятив немного времени планированию дня.
Если вы планируете свое время с умом, вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз, вместо того, чтобы тратить время на то, чтобы перескакивать с одного на другое (редко доводя что-либо до конца). Планирование позволит работать разумно, а не безумно. В зависимости от ваших предпочтений выберете один из вариантов планирования и следуйте ему каждый день:
- Планируйте вечером накануне: В конце дня уделите 15 минут, чтобы очистить свой рабочий стол и составить список самых насущных задач на следующий день. Это отличная техника декомпрессии, благодаря которой вы будете чувствовать себя лучше, садясь утром за рабочий чистый стол.
- Начните свое утро с планирования: Приходите на работу на несколько минут раньше и составьте список приоритетных дел (см. совет 2). Это может оказаться самой продуктивной частью вашего дня.
5. Устраните отвлекающие факторы
Начните обращать внимание на то, сколько раз вас прерывали во время выполнения важной задачи. Отслеживайте и то, насколько вы отвлекаетесь сами, особенно на социальные сети. Ваш смартфон чрезвычайно полезен, но он также вызывает сильную зависимость и является одним из самых коварных поглотителей времени, известных человеку.
Это может потребовать огромных усилий воли, но закройте дверь и выключите телефон, чтобы максимально сэкономить время. Вместо того, чтобы всегда “быть на связи”, запланируйте перерыв в выполнении задачи на то, чтобы проверить электронную почту, сделать телефонный звонок, поговорить с персоналом и т.д.
6. Чаще делегируйте
Если вы наняли талантливых, преданных своему делу сотрудников, одним из наиболее эффективных инструментов управления, доступных вам, является возможность делегировать полномочия. Успешное ведение малого бизнеса зависит от способности владельца думать о том, что ждет компанию впереди, а не погрязать в повседневной рутине. Ищите возможности передать ответственность за определенные задачи другим в вашей команде. Ведь вы именно для этого их наняли, не так ли?
7. Отслеживайте свое время
Сколько в вашей неделе по-настоящему продуктивных минут? Отслеживание времени – чрезвычайно эффективный инструмент, помогающий вам точно определить, сколько времени занимает одна задача. С помощью простого трекера расписаний вы можете легко и быстро отмечать время входа в задачу и выхода из нее в течение дня.
Переключайтесь между задачами одним кликом мыши с помощью мобильного приложения TSheets или отслеживайте время прямо со своего рабочего стола. Затем создайте надежные отчеты в режиме реального времени, чтобы точно определить, на что вы тратите свой самый ценный актив – и когда он тратится впустую.
8. Находите время для себя
Этот совет часто игнорируют в суматохе успешного ведения бизнеса. Однако забота о себе – то есть достаточное количество сна и физических упражнений – имеет решающее значение для поддержания любой восходящей траектории роста.
Одно Гарвардское исследование показало, что бессонница может привести к тому, что средний работник теряет до 11,3 дней производительности каждый год, в то время как другое исследование показало, что регулярные физические упражнения помогают улучшить концентрацию и память, повысить способность к обучению и даже снизить уровень стресса.
Убедитесь, что вы каждый день находите время на людей и занятия, которые вы любите вне вашего бизнеса. Это важно для поддержания вашего психического здоровья и может помочь вам зарядиться энергией и поддерживать увлеченность своей работой. В конце концов, важно фокусироваться на перспективе. Вы решили стать владельцем малого бизнеса, и, просыпаясь каждое утро, вы вступаете в день, полный возможностей, которые вы сами для себя создали.
